Din tjenestetelefon bliver en smartphone

Det er nu besluttet, at alle chauffører i BAAS skal have en smartphone som tjenestetelefon

Siden juni måned har 52 chauffører testet en Samsung Galaxy smartphone som tjenestetelefon – og ikke mindst brugen af de to apps, som Busselskabet har fået udviklet. Der er gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt chaufførerne omkring deres erfaringer med de to apps og telefonen som sådan. Som det også var tilfældet efter den første testperiode i 2017, er chaufførernes tilbagemeldinger generelt meget positive, og testperioden har også givet gode erfaringer på værkstedet, i DC og i Administrationen, hvor man anvender de data, som indsamles via den ene af de to specialudviklede apps.

På den baggrund er det nu besluttet at indføre en smartphone som tjenestetelefon for alle chauffører. Der er lidt flere tekniske og administrative opgaver forbundet med driften af en smartphone frem for den nuværende tjenestetelefon, men det er Busselskabets klare vurdering, at en smartphone giver en lang række muligheder hvad angår både praktiske værktøjer og kommunikation.

Testdeltagernes tilbagemeldinger
Alle chaufførerne i testen synes, det er en fordel at have en smartphone frem for den nuværende tjenestetelefon og lægger vægt på, at telefonen gør det muligt at samle mange funktioner på ét sted og betyder, at mange informationer, fx opslag på hjemmesiden, er lige ved hånden. Chaufførerne er generelt meget begejstrede for de to specialudviklede apps, ”BusRapp” og ”Driftsinformation”. I forhold til BusRapp, som er en elektronisk udgave af både skades- og fejlrapporten, går kommentarer i stil med følgende igen i mange besvarelser:

• Den gør det meget nemmere at udfylde fejl-/skadesrapporter. Man kan indsætte billeder, og det er meget nemmere at finde andres fejlmelding på bussen. Med papirudgaven er det tit og ofte svært at læse andres håndskrift, eller der er sider, der mangler.
• Det gør det ekstremt meget lettere. Det er meget tidsbesparende, samtidig med at man får lavet en bedre fejlrapport i form af billeder og krydsmarkering på busskabelonen ved skade. Derudover er det en skrifttype, som alle kan læse og ikke mange forskellige håndskrifter.
• Jeg kan lynhurtigt tjekke for evt. fejl og skader, inden jeg går min runde om bussen.

Mange chauffører bemærker, at det er en stor fordel, at man i ”BusRapp” kan se en status på, hvorvidt en indmeldt fejl/skade er udbedret på værkstedet:

• Det er dejligt, at man kan se, om den er lavet, eller om den bliver lavet på sigt.
• Oftest få timer efter, man har oprettet bustjek, er der svar fra værkstedet. Og vognen er i tiptop stand næste morgen.
• Sendte billeder af ødelagte sæder med i fejlrapport - kunne senere se, at de var udskiftet.

I appen ”Driftsinformation” kan man melde fremmøde og indberette forsinkelser, optaget vogn mv., og den erstatter således kortet med sms-koderne. Følgende kommentarer er karakteristiske for chaufførernes tilbagemeldinger vedr. denne app:

• Hurtig, let og smart. Det er helt klart blevet nemmere og hurtigere at indmelde en evt. forsinkelse. Det tager 2 sek. frem for den gamle. Det kan nemt og hurtigt gøres med det samme. Fantastisk værktøj.

• Det er meget nemt, at man via tekst kan se, hvilken besked man skal sende, hvis fx automaten er ude af drift, så jeg slipper for at finde den lille seddel, jeg fik for 2 år siden.

De få kritiske bemærkninger, som de to apps og nogle af telefonens øvrige funktioner får med på vejen, er generelt meget konstruktive, og der er rigtig mange gode forslag til både videreudvikling af de nuværende apps og til udvikling af nye funktioner. Flere foreslår fx en funktion, hvor man kan indmelde hittegods, ligesom en del efterspørger en vagtplan i et format, så den kan ses i telefonens kalender. Mulighederne for at imødekomme disse forslag vil blive vurderet senere, men lige nu er fokus på at få udleveret smartphones til alle chauffører, således at fordelene ved disse for alvor kan gøre sig gældende.

Proces for udlevering af telefoner
Det tager noget tid at klargøre og udlevere hver enkelt telefon, og de vil derfor blive udleveret etapevis til 50 chauffører ad gangen. Efter 1. etape kan modellen evt. justeres, hvis tidsforbruget forbundet med denne udlevering skulle vise sig at være enten større eller mindre.

Telefonerne udleveres ved møder på stationerne, som holdes i tre omgange i løbet af en dag (morgen, middag, aften). Der vil være tilmelding til møderne. På grund af Midttrafiks indførelse af frikort i app, vil de chauffører, som ikke har en privat smartphone, få førsteret til at få en smartphone fra BAAS, således at de har mulighed for at benytte det elektroniske frikort, når papfrikortet afskaffes helt pr. 31. marts 2019.

Pernille Stage Rusbjerg fra IT-afdelingen står for udleveringen sammen med en driftsassistent fra DC. Der skal tastes en række koder og testes noget teknik ved udlevering af hver enkelt telefon, så der kan blive lidt ventetid på møderne. Der vil være testtelefoner til rådighed, som man kan bruge ventetiden til at afprøve. Der vil være en vejleder til stede, som kan hjælpe med dette.

Der udarbejdes videovejledninger og vejledninger til print. Det forudsættes, at chaufførerne har set/læst disse, inden de møder op for at få en telefon udleveret.

Udlevering af telefoner til nyansatte chauffører påbegyndes fra januar 2019.

Farvel til papirrapporter
Når man har fået udleveret en smartphone, skal man ikke længere udfylde hverken en skadesanmeldelse eller en fejlrapport på papir, men udelukkende bruge BusRapp til dette. Indtil alle chauffører har fået en smartphone, kan det betyde, at de samme fejl meldes ind flere gange, men for at sikre en god modtagelse af BusRapp er det er vigtigt, at den ikke medfører dobbeltarbejde for chaufførerne.

De 52 chauffører, som har deltaget i testen af smartphones, skal fra januar 2019 heller ikke længere udfylde rapporter i papir.